Les auditories externes són una eina fonamental per garantir que les empreses compleixen amb normatives , estàndards de qualitat , i requisits legals específics. Tot i això, enfrontar-se a aquest tipus d’inspecció pot ser una experiència desafiant si no s’està preparat degudament. En aquest article d’ AqualityConsulting t’explicarem què és una auditoria externa , la seva importància i com preparar-te per superar-la amb èxit.
Què és una auditoria externa?
Una auditoria externa és un procés sistemàtic dut a terme per un auditor extern , un professional independent designat per avaluar el compliment de normes i reglaments aplicables a una organització . Aquest tipus d’auditoria té com a objectiu verificar que els processos, sistemes i operacions de l’empresa s’alinein amb els estàndards requerits, ja sigui en termes de qualitat , seguretat , medi ambient , o protecció de dades.
A diferència de les auditories internes , que són realitzades per membres de la pròpia empresa, les auditories externes aporten un enfocament imparcial que assegura més credibilitat en els resultats.
Claus per preparar la teva organització
Superar una auditoria externa requereix planificació , organització i compromís de tot l’equip. A continuació, et presentem els passos essencials per aconseguir-ho:
1. Coneix els requisits aplicables
El primer pas és identificar i entendre les normatives o estàndards que seran avaluats a l’auditoria. Això pot incloure normes com ISO 9001 (gestió de qualitat), ISO 14001 (gestió ambiental), ISO 45001 (seguretat i salut a la feina), o ISO 27001 (seguretat de la informació), depenent de l’enfocament de la inspecció.
És essencial que tots els departaments involucrats tinguin accés als documents normatius i comprenguin com aplicar-los a les seves activitats diàries.
2. Realitza auditories internes prèvies
Les auditories internes són una eina invaluable per avaluar l’estat de compliment abans d’una inspecció externa . Aquestes permeten identificar àrees de millora , corregir desviacions i preparar els equips per respondre de manera efectiva les preguntes de l’auditor extern.
3. Mantingues la documentació actualitzada
Un dels punts més crítics en una auditoria externa és la revisió de documents. Assegureu-vos que:
- Els procediments estiguin correctament documentats i reflecteixin les operacions reals de lempresa.
- Els registres dactivitats, inspeccions i seguiments estiguin complets i organitzats.
- Hi hagi evidència tangible de compliment , com ara manuals de processos, plans d’acció, i registres de capacitació.
4. Capacita el teu equip
El personal ha d’estar preparat per respondre les preguntes de l’auditor extern i demostrar com apliquen els procediments a les seves activitats diàries . És recomanable fer sessions de simulació o entrenament perquè els empleats se sentin còmodes i confiats durant la inspecció.
5. Designa un equip de coordinació
És crucial comptar amb un equip encarregat de coordinar l’auditoria externa . Aquest grup ha d’estar disponible per acompanyar l’auditor, facilitar l’accés a la informació requerida i resoldre qualsevol consulta que pugui sorgir.
Beneficis d´una bona preparació
Preparar-se adequadament per a una auditoria externa no només garanteix el compliment normatiu , sinó que també aporta beneficis estratègics a la teva organització:
- Millora de leficiència operativa: Identificar i corregir desviacions enforteix els processos interns.
- Augment de la confiança de les parts interessades: Superar una auditoria externa demostra un compromís sòlid amb la qualitat i la responsabilitat.
- Reducció de riscos: Les auditories ajuden a detectar problemes potencials abans que es converteixin en incidents greus.
- Compliment legal i normatiu: evitar sancions o multes derivades d’incompliments.
Errors comuns i com evitar-los
Tot i que la preparació és clau, cal conèixer els errors més freqüents que poden posar en risc l’èxit de l’auditoria:
- Manca de comunicació interna: Si els empleats no estan informats sobre el propòsit i els objectius de l’auditoria, poden sorgir confusions i respostes imprecises.
- Documentació incompleta o desactualitzada: És fonamental mantenir registres clars i accessibles.
- No actuar sobre troballes prèvies: Si en auditories internes o externes anteriors es van identificar no-conformitats, és imprescindible demostrar que s’han pres mesures correctives.
Preparar-se per a una auditoria externa és un procés continu que requereix esforç , disciplina i compromís per part de tota lorganització. Amb una planificació adequada , un equip capacitat i una sòlida gestió documental , superar amb èxit les inspeccions regulatòries no només serà possible, sinó que també es convertirà en una oportunitat per enfortir la teva empresa i millorar la seva competitivitat.
En un entorn empresarial cada vegada més exigent, complir amb les normatives i estàndards no és només una obligació, sinó un avantatge estratègic que posiciona la teva organització com a líder al seu sector.
