L’ auditoria interna és una eina essencial per garantir l’ eficiència , el compliment normatiu i la millora continua dins d’una organització. Aquest procés permet identificar riscos , avaluar controls interns i oferir recomanacions per optimitzar processos. En aquest article d’ AqualityConsulting , us explicarem com fer una auditoria interna en detall, des de la planificació fins a la implementació dels resultats.
Què és una auditoria interna i per què és important?
Una auditoria interna és una revisió sistemàtica dels processos , operacions i sistemes dins una organització, realitzada per l’equip intern o un auditor designat. A diferència de les auditories externes, el seu enfocament principal no és el compliment legal exclusivament, sinó també la identificació d’ oportunitats de millora i la mitigació de riscos interns .
L’objectiu és garantir que les polítiques , els procediments i els controls se segueixin de manera eficaç i eficient. A més, ajuda a enfortir la cultura de responsabilitat , transparència i millora contínua .
Pas 1: Definir l’abast de l’auditoria
Abans de començar, és crucial definir què s’auditarà . Això inclou identificar els processos , departaments o sistemes que seran revisats. L’ abast s’ha de basar en els objectius estratègics de l’empresa, els riscos prèviament identificats i les àrees prioritàries.
Pregunteu-vos:
- Quins objectius específics volem assolir?
- Quines àrees tenen més impacte a l’organització?
- Quines normes , polítiques o estàndards seran la base de l’auditoria?
Definir l’ abast amb claredat és fonamental per saber com es fa una auditoria interna de manera estructurada i efectiva.
Pas 2: Planificar l’auditoria
Un cop definit l’ abast , el pas següent és planificar . Això implica:
- Crear un cronograma : Assigneu dates específiques per a cada fase de l’auditoria, des de la recopilació de dades fins a la presentació de l’informe final.
- Formar l’equip auditor : Assegureu-vos que els auditors tinguin l’ experiència necessària i siguin independents de les àrees que avaluaran.
- Preparar eines : Desenvolupa llistes de verificació , formularis i qualsevol documentació que faciliti el procés.
- Comunicar a les àrees involucrades : Informe els responsables sobre l’ auditoria per assegurar la col·laboració .
Una bona planificació estableix la base per a una auditoria amb èxit.
Pas 3: Realitzar el treball de camp
El treball de camp és on es recopilen i analitzen les dades . Aquest pas implica:
- Revisió de documents : Avalueu polítiques , procediments , registres i reports rellevants.
- Entrevistes : Parli amb el personal clau per comprendre com es duen a terme els processos a la pràctica.
- Observació directa : Verifiqueu físicament com s’executen les activitats al lloc de treball.
- Proves de control : Realitzeu proves per confirmar si els controls estan funcionant com s’espera.
És essencial documentar totes les troballes de manera organitzada i detallada. Això permetrà generar conclusions recolzades per evidència .
Pas 4: Analitzar i avaluar els resultats
Després de recopilar les dades, el pas següent és analitzar-les en relació amb els objectius de l’auditoria. Identifiqueu:
- Desviacions : Processos o controls que no compleixen amb les polítiques o estàndards establerts.
- Riscos : Àrees que podrien exposar l’organització a pèrdues financeres , legals o reputacionals .
- Oportunitats de millora : Processos que es poden optimitzar per a més eficiència o efectivitat .
Classifiqueu les troballes per prioritat i avalueu-ne l’ impacte potencial. Això ajudarà a enfocar els esforços de lorganització en les àrees més crítiques.
Pas 5: Redactar l’informe d’auditoria
L’ informe d’auditoria és el resultat final del procés. Ha de ser clar , objectiu i útil per als responsables de la presa de decisions . Incloeu:
- Resum executiu : Resumeixi les troballes clau , conclusions i recomanacions .
- Detalls de les troballes : Descriviu cada problema identificat, el seu impacte i l’ evidència que el recolza.
- Recomanacions : Proposeu solucions específiques i factibles per abordar els problemes.
- Pla d’acció : Incloeu un cronograma suggerit per implementar les recomanacions.
L’ informe ha de ser presentat als líders de l’organització i ha estat discutit per garantir que les recomanacions siguin compreses i adoptades.
Pas 6: Implementar i donar seguiment
Una auditoria interna no acaba amb el lliurament de l’ informe . És crucial assegurar-se que les recomanacions s’implementin de manera efectiva . Per això:
- Assigneu responsables per a cada acció correctiva .
- Realitzeu un seguiment periòdic per avaluar el progrés .
- Documenteu els avenços i resultats de les millores implementades .
El seguiment reforça la utilitat de l’ auditoria i fomenta un compromís amb la millora contínua .
Consells per a una auditoria interna reeixida
- Mantingueu la imparcialitat : Els auditors han d’actuar amb objectivitat i sense prejudicis.
- Fomenti la col·laboració : Involucre les àrees auditades per garantir un procés més fluid i transparent .
- Capacite als auditors : Un equip ben preparat és clau per obtenir resultats significatius .
- Use tecnologia : Eines digitals poden simplificar la recopilació i anàlisi de dades.
Realitzar una auditoria interna pot semblar un desafiament, però seguint aquests passos, podrà abordar el procés de manera estructurada i efectiva . Saber com es fa una auditoria interna no només millora l’ exercici de l’organització, sinó que també en reforça la capacitat per adaptar-se i prosperar en un entorn canviant.
